Microsoft s’apprête à activer l’archivage automatique sur toutes les boites de messagerie Exchange Online ! Ce changement opéré directement par Microsoft affectera tous les utilisateurs de Microsoft 365 qui ont accès à un compte de messagerie. Faisons le point.

L’auto-archivage pour les boîtes aux lettres Exchange Online

La gestion du stockage, c’est un sujet essentiel et pas toujours évident à gérer par le service informatique. La messagerie électronique ne fait pas exception : les besoins en espace de stockage sont croissants, notamment, car les boites mail se remplissent de plus en plus rapidement.

En réponse à cette situation, Microsoft s’apprête à opérer un changement important sur Exchange Online : l’activation de la nouvelle fonctionnalité baptisée auto-archivage. Elle vise à compléter les politiques d’archivage existantes basées sur le temps, en agissant comme un filet de sécurité pour les boîtes aux lettres qui approchent de la saturation. Une saturation qui peut avoir un impact sur les flux de messagerie, puisque cela peut empêcher d’envoyer et recevoir des e-mails.

Microsoft précise : “Nous déployons une mise à jour conçue pour prévenir les perturbations du flux de courrier dues à des politiques d’archivage mal configurées ou à des situations dans lesquelles les boîtes aux lettres peuvent se remplir plus rapidement que prévu.“

L’équipe d’Exchange estime que les politiques d’archivage basées uniquement sur le temps, comme “Déplacer vers l’archive après 2 ans“, peuvent s’avérer insuffisantes à l’heure actuelle. Si les boites aux lettres se remplissent rapidement, c’est lié aux pièces jointes volumineuses, aux notifications automatiques de différents services, mais aussi à l’IA ! En effet, le contenu généré par l’IA (comme les notes de réunion Copilot) contribue à remplir la boite aux lettres de l’utilisateur.

L’auto-archivage quant à lui entre en action automatiquement lorsque l’utilisation d’une boîte aux lettres principale dépasse les 90% de son quota. Cette surveillance est opérée par le Managed Folder Assistant, car c’est lui qui surveille en continu la taille des boîtes aux lettres.

Quand le seuil est atteint, le système d’auto-archivage intervient et commence à déplacer les éléments les plus anciens vers la boîte aux lettres d’archivage. Cette action se poursuit jusqu’à ce que le niveau de stockage revienne en dessous de ce seuil : l’idée étant d’éviter les perturbations au niveau de la boite aux lettres de l’utilisateur. Les e-mails ne sont pas supprimés pour autant, mais le stockage est optimisé.

Ce qu’il faut retenir…

Voici les points clés à retenir sur cette nouveauté :

• Complémentarité : L’auto-archivage ne remplace pas les politiques d’archivage existantes, mais s’active comme une mesure d’urgence. Une fois déclenché, il est prioritaire (temporairement) sur les politiques actuelles pour désengorger la boîte aux lettres principale.
• Respect des règles : les éléments marqués avec la balise “Ne jamais déplacer vers l’archive” seront respectés et non affectés par ce mécanisme d’auto-archivage.
• Prérequis : l’auto-archivage ne fonctionne que si une boîte aux lettres d’archivage a déjà été provisionnée pour l’utilisateur et qu’elle dispose de suffisamment d’espace. Il ne provisionne pas de nouvelle archive et n’active pas l’auto-expansion : c’est à l’administrateur de le faire.
• Fonctionne même en cas de “Retention hold” : Pour éviter toute interruption des flux de courrier, l’auto-archivage s’exécute même si la boîte aux lettres est soumise à une conservation des données pour des raisons de conformité. En effet, c’est l’occasion de rappeler que le déplacement des données vers l’archive n’entraîne pas de suppression.

Pour en savoir plus, vous pouvez consulter la FAQ complète sur le site de Microsoft.

Le déploiement est imminent… ou pas

Initialement, Microsoft avait prévu un déploiement de l’auto-archivage courant octobre pour tous les Clouds publics, dont tous les tenants Microsoft 365. Une seule exception était prévue : le mois de novembre pour les Clouds gouvernementaux.

Mais, il s’avère que Microsoft semble sur le point de revoir sa copie. En effet, sur cet article publié le 7 octobre 2025, une note a été ajoutée le lendemain : “Nous avons pris en compte vos commentaires et nous travaillons sur un plan de sortie révisé pour cette fonctionnalité. Nous mettrons à jour cet article (et le plan de sortie) en conséquence dans un futur proche.” – Le planning devrait donc être révisé. À suivre.

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