Force est de constater que limpression en entreprise na pas disparu avec lessor du numrique. Elle sest juste transforme. En effet, les solutions modernes ne se contentent plus dimprimer ; elles orchestrent, scurisent et optimisent lensemble de la chane documentaire.
Limpression, un maillon cl du fonctionnement des entreprises
Malgr les promesses du zro papier , limpression reste incontournable. Que ce soit pour les devis clients, les contrats commerciaux, les factures comptables et les documents RH ; la paperasse conserve une place stratgique dans le fonctionnement quotidien des entreprises. Certains secteurs comme le juridique, la sant ou le BTP sappuient mme massivement sur le support physique pour des raisons rglementaires ou pratiques.
Les impratifs comme la mobilit, la scurit des donnes, la traabilit et la conformit au RGPD ont modifi les attentes avec le temps. Moderniser son parc dimpression permet dsormais de gagner en fluidit oprationnelle, en ractivit et en matrise des cots. Les entreprises recherchent aujourdhui des solutions connectes et intelligentes qui sont capables de sintgrer dans leurs cosystmes numriques. Limpression devient un service gr et pas une contrainte technique.
Malgr les promesses du zro papier , limpression reste incontournable. Que ce soit pour les devis clients, les contrats commerciaux, les factures comptables et les documents RH ; la paperasse conserve une place stratgique dans le fonctionnement quotidien des entreprises. Certains secteurs comme le juridique, la sant ou le BTP sappuient mme massivement sur le support physique pour des raisons rglementaires ou pratiques.
Les impratifs comme la mobilit, la scurit des donnes, la traabilit et la conformit au RGPD ont modifi les attentes avec le temps. Moderniser son parc dimpression permet dsormais de gagner en fluidit oprationnelle, en ractivit et en matrise des cots. Les entreprises recherchent aujourdhui des solutions connectes et intelligentes qui sont capables de sintgrer dans leurs cosystmes numriques. Limpression devient un service gr et pas une contrainte technique.
Les imprimantes multifonctions intelligentes au cur de la productivit
Les imprimantes multifonctions modernes ne se limitent plus leur rle dorigine. Elles deviennent de vritables hubs documentaires capables de raliser des impressions, des numrisations haute dfinition, des envois scuriss par e-mail et de larchivage automatique. La gestion centralise via des interfaces tactiles intuitives permet de faciliter laccs aux fonctionnalits avances et cela mme pour les utilisateurs non techniques.
Concrtement, une imprimante professionnelle multifonction moderne permet de capturer un bordereau papier, de le convertir en PDF index et de larchiver automatiquement dans le bon rpertoire et tout cela en quelques secondes. Les modles monochrome qui sont priss pour leur vitesse et leur faible cot dusage, excellent dans le traitement de volumes documentaires importants.
Ces quipements facilitent galement la collaboration. En effet, un commercial peut imprimer un document depuis son smartphone tout en tant en dplacement ; un comptable peut scanner une liasse fiscale et lenvoyer dans le cloud, un DRH diffuser un contrat sign plusieurs services simultanment. La productivit ne repose plus sur une simple imprimante professionnelle multifonction monochrome, mais sur sa capacit sintgrer dans un flux de travail fluide.
Rduire les cots et lempreinte environnementale
Optimiser limpression, cest galement matriser les consommations. Toner, papier, lectricit ; les solutions modernes embarquent des fonctionnalits dimpression raisonne. En utilisant des codes personnels, des quotas par utilisateur ou par service, il est possible de limiter le gaspillage sans pour autant bloquer lactivit.
Les contrats de gestion dlgue sont de plus en plus courants. Le prestataire fournit les quipements, assure la maintenance, livre les consommables et facture la page imprime. De cette manire, lentreprise matrise son budget et se concentre sur son cur de mtier.
Ct environnement, les fabricants proposent dsormais des solutions conergtiques. Il sagit de modes veille intelligents, dun systme de recyclage des cartouches, dune optimisation des cycles dimpression, etc. Ces amliorations rduisent lempreinte carbone sans sacrifier la performance. La durabilit devient un argument stratgique autant quun impratif environnemental. Ce qui est une donne que les directions RSE intgrent dans leurs rapports. En effet, face aux objectifs de rduction dmissions, limpression responsable simpose comme un levier daction concrte et mesurable.
Scurit et confidentialit : des enjeux dsormais prioritaires
Les imprimantes modernes sont des points daccs rseau. Elles stockent donc temporairement des donnes, communiquent avec des serveurs et accdent des rpertoires partags. Ds lors, une faille de scurit sur lune de ces machines peut exposer des informations sensibles.
Cest pour cette raison que lauthentification de lutilisateur devient la norme. Badge RFID, code PIN, reconnaissance biomtrique. Un document ne simprime que lorsque lutilisateur se prsente physiquement devant lquipement et utilise lun de ces systmes dauthentification. La suppression automatique des donnes aprs impression vite galement quun fichier sensible ne reste en mmoire. Le chiffrement des communications protge les changes entre le poste de travail et limprimante.
La conformit RGPD impose une traabilit stricte. Ainsi, les solutions dimpression connectes enregistrent qui a imprim quoi, quand et depuis quel terminal. Ces logs permettent didentifier rapidement une fuite ou une utilisation abusive. En pratique, ces dispositifs rassurent autant les directions informatiques que les responsables en conformit.
Externaliser et piloter son parc dimpression : la cl de lefficacit
Grer un parc dimpression en interne mobilise du temps et des comptences. Surveiller les niveaux de toner, planifier les maintenances, grer les pannes : ces tches dispersent les quipes IT sur des sujets faible valeur ajoute. Lexternalisation via les Managed Print Services apporte une rponse structure.
Les prestataires MPS installent les quipements, suivent les consommations en temps rel, livrent les consommables avant la rupture de stock et interviennent en cas de panne. La maintenance prdictive anticipe les dysfonctionnements grce des capteurs connects. Le renouvellement automatique des cartouches vite les interruptions dactivit.
Les tableaux de bord centraliss quant eux permettent danalyser lusage. Ces donnes orientent les dcisions en ce qui concerne le redimensionnement du parc, lajustement des politiques internes et la rengociation des contrats. Limpression devient ainsi un service manag au service de la performance globale.
Concrtement, une PME peut diviser par deux son budget impression en passant un contrat MPS tout en amliorant la disponibilit de ses quipements. Les gains ne sont pas quconomiques puisquils concernent aussi la tranquillit desprit et la capacit se concentrer sur lactivit principale.